انسان موجودی اجتماعی و پیوسته در حال برقراری ارتباط برای پیشبرد اهداف و منافع خویش است. با تغییر در سبک و سیاق زندگی و مدل ارتباطات، ما نیز نیازمند بهبود و ارتقا مهارت‌های ارتباطی هستیم.
در عصر حاضر بسیار از ارتباطات و تعاملات، مخصوصا روابط کاری از طریق جلسات آنلاین و غیرحضوری پیش می‌رود. الوکام جامع‌ترین سامانه برگزاری رویداد آنلاین است و همه‌ی گروه‌های جامعه می‌توانند از امکانات جلسه آنلاین الوکام بهره‌مند شوند، تا تجربه‌ای بی‌نقص داشته باشند.
جلسات آنلاین اداری یکی از روش‌های ارتباطی و کاری مدرن هستند که در آن‌ها از فناوری‌های دیجیتال برای برگزاری جلسات از راه دور استفاده می‌شود. این جلسات می‌توانند به شکل‌های مختلفی برگزار شوند، از جمله ویدئو کنفرانس، کنفرانس تلفنی یا چت‌های متنی و… . استفاده از این نوع جلسات به ویژه در شرایطی که کارمندان در مکان‌های جغرافیایی مختلف قرار دارند یا در موقعیت‌های بحران مانند پاندمی COVID-19 بسیار مفید و کاربردی است و از آن دوره تا کنون رایج شده و مورد استقبال قرارگرفته است.
جلسه آنلاین چیست؟
جلسات آنلاین اداری، جلساتی هستند که با استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های ارتباطی دیجیتال برگزار می‌شوند و به افراد اجازه می‌دهند تا بدون حضور فیزیکی در یک مکان مشترک، به صورت مجازی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و تصمیم‌گیری کنند. این جلسات می‌توانند شامل جلسات تیمی، جلسات مدیریتی، جلسات آموزشی، مشاوره‌ای و حتی جلسات با مشتریان یا شرکای تجاری باشند.
نحوه صحبت کردن در جلسات آنلاین چگونه باید باشد؟
همانطور که در جلسات و ارائه‌های حضوری برای نقش‌آفرینی پررنگ و موثر نیاز به آمادگی، تسلط و مواردی از این قبیل داریم، برای شرکت در جلسات اداری آنلاین به شکلی مثبت و موثر نیز باید مهارت‌های مورد نیاز را کسب یا تقویت کنیم. برای صحبت کردن به شکلی تاثیرگذار و موثر در جلسات اداری آنلاین، نیاز است که بر 2 جنبه مختلف به شکلی ویژه تمرکز کنیم که عبارت‌اند از:
- آمادگی و آماده‌سازی سخنرانی، قبل، بعد و حین جلسه
- تسلط بر ارائه‌ی محتوا
آمادگی و آماده‌سازی سخنرانی، قبل، بعد و حین جلسه
آماده سازی و آماده بودن برای صحبت در جلسه اداری آنلاین به معنای انجام اقداماتی است که به شما کمک می‌کند تا در طول جلسه به طور موثر صحبت کنید، به اهداف خود برسید و به بهترین شکل ممکن از زمان خود و دیگران استفاده کنید. فرآِیند آماده‌سازی برای صحبت کردن آنلاین را می‌توان به 3 بخش تقسیم کرد، که عبارت‌اند از:
- قبل از جلسه آنلاین
- حین جلسه آنلاین
- اتمام جلسه آنلاین
قبل از جلسه آنلاین
مانند هر جلسه، قرار مهم رسمی و اداری که به صورت حضوری انجام می‌شود، برای کیفیت داشتن، رسیدن به نتیجه مطلوب باید آمادگی‌های لازم و مورد نیاز را مطابق با موضوع داشته باشیم تا به صورت حرفه‌ای و تخصصی جلسه آنلاین اداری را با حضوری پررنگ آغاز کنیم. برخی از موضوعات قابل‌توجه و حائز اهمیت برای آمادگی قبل از جلسه آنلاین عبارت‌اند از:
- درک درست موضوع و مفهوم جلسه
- آگاهی از نقش و جایگاه فرد در گروه یا در مقابل مخاطب
- جمع‌آوری مستندات و مطالعات مورد نیاز
- تمرین و تسلط بر موضوع جلسه آنلاین اداری
- حضور در محیطی مناسب و آرام
- بررسی و چک‌کردن تجهیزات و ابزارهای هوشمند قبل از شروع جلسه
- انتخاب پوششی مناسب و راحت
رعایت و در نظر گرفتن این موارد قبل از شروع جلسات اداری آنلاین مانند تیک زدن گزینه‌های یک چک‌لیست به شما آرامش خاطر می‌دهد و میزان اضطراب و استرس احتمالی را به میزان چشمگیری کاهش می‌دهد که در نحوه ارائه و صحبت کردن حین جلسه کاملا ملموس خواهد بود.
حین جلسه آنلاین
حین جلسه آنلاین نیز باید نکات تاثیرگذار بر نحوه صحبت‌کردن بررسی شود تا از بروز تاثیرات منفی احتمالی جلوگیری و کمکی برای تقویت و تسلط فرد سخنران و ارائه دهنده باشند. برخی از موضوعات قابل‌توجه و حائز اهمیت برای آمادگی حین جلسه آنلاین عبارت‌اند از:
- حضور به موقع در زمان تعیین شده
- معرفی کوتاه و مختصر
- ساده و واضح صحبت‌کردن
- شنونده بودن فعال
- استفاده مثبت از زبان بدن علاوه بر کلام
- صحبت کردن تعاملی
- بکارگیری و استفاده از ابزارهای تسهیل‌کننده پلتفرم جلسه‌آنلاین
- جمع‌بندی هر مبحث
اتمام جلسه آنلاین
اقدامات و عملکرد ما در پایان یک جلسه آنلاین و پس از آن می‌تواند تاثیرات بسیار چشمگیر و به یادماندنی برای مخاطبین بر جای بگذارد، زیرا شروع و پایان درست یک مباحثه حضوری یا آنلاین نقاط عطف فرآیند صحبت‌کردن ما هستند! پس به جملاتی که در دقایق و لحظات پایانی صحبت در یک جلسه آنلاین اداری رد و بدل می‌شوند توجهی ویژه داشته باشید و برگ برنده را از آن خود کنید. برخی از موضوعات قابل‌توجه و حائز اهمیت برای آمادگی در اتمام جلسه آنلاین عبارت‌اند از:
- مرور و جمع‌بندی کل صحبت‌ها
- رفع ابهامات
- پاسخ به سوالات
- پرسیدن سوالات
- نتیجه‌گیری
- تشکر و قدردانی
نکته‌ای که پس از پایان جلسه اداری باید به یاد داشته باشید اقدامات و پیگیری‌های لازم پس از اتمام جلسه و صحبت‌هاست. اگر شما تمایل به حفظ و تکرار ارتباط و مباحثه کاری داشته باشید باید پیگیری‌ها و اقدامات ضروری بعد از جلسه را انجام دهید.
تسلط بر ارائه‌ی محتوا
تسلط بر ارائه محتوا و صحبت کردن در جلسه آنلاین اداری به معنای توانایی انتقال مؤثر اطلاعات و ایده‌ها با صحبت کردن با مخاطبان از طریق یک پلتفرم آنلاین است؛ که وابسته به آشنایی و تسلط نسبی به مهارت‌های ارتباطی، فنی و تعاملی است.
مهارت‌های ارتباطی
در یک جلسه آنلاین اداری ایده‌ها و ارائه‌ی خود را به گونه‌ای بیان کنید که به راحتی قابل درک و فهم باشند و نقطه ابهامی در ذهن مخاطبین باقی نماند. برای تفهیم بیشتر صحبت‌ها از زبانی ساده و مثال‌های مرتبط استفاده کنید. با لحنی قوی و مطمئن صحبت کنید و از تاثیرگذاری تماس چشمی و زبان بدن غافل نباشید که آن‌ها خود سخنور هستند. با توجه به واکنش‌ها و بازخورد مخاطبان، روند و ریتم صحبت‌های خود را ادامه دهید و به طور فعال به آنچه دیگران می‌گویند گوش دهید. برای درگیری بیشتر سوالات چالش برانگیزی پیرامون صحبت‌ها بپرسید.
مهارت‌های فنی
با نحوه استفاده از ابزارهای ارائه و اشتراک‌گذاری صفحه در پلتفرم جلسه آنلاین مورد نظر خود آشنا باشید و از ابزارهای‌هایی که در اختیار دارید به نحو احسن استفاده کنید و آن‌ها را به کار بگیرید. از اسلایدها، تصاویر، ویدئوها و عناصر بصری حین صحبت‌هایتان استفاده کنید تا کلام شما نفوذ بیشتری داشته باشد و جذاب‌تر شود. اگر بازه زمانی مشخصی برای صحبت‌های شما در نظر گرفته شده، متناسب با آن حجم و ریتم ارائه را تنظیم کنید.
مهارت‌های تعاملی
از سوالات، نظرسنجی‌ها و سایر فعالیت‌های تعاملی برای جلب توجه مخاطبان و مشارکت آن‌ها در بحث و صحبت استفاده کنید. بحث را متمرکز نگه دارید، از صحبت‌های متقاطع و بی‌ربط به موضوع و هدف جلوگیری کنید. به همه افراد حاضر در جلسه آنلاین اداری فرصتی برای صحبت کردن بدهید تا تعامل و شبکه‌سازی خوبی در این بستر ایجاد شود.
جمع‌بندی
موفقیت در دنیای امروز و حضور موثر در حوزه کاری و اداری وابسته به تسلط ارائه و صحبت‌کردن است. با توجه به تغییرات روش‌های کاری ما نیز باید توانایی‌ها و مهارت‌های خود را همواره گسترش دهیم. برگزاری و استفاده از جلسه آنلاین الوکام انتخابی در راستای حضوری پیشگام با قدم‌های مطمئن در عرصه برگزاری جلسات آنلاین است.
